SE GLI OSPITI AD UN MEETING NON FANNO DOMANDE, COME FARE ?

Un momento spesso ricorrente durante una convention, è quello dello speaker che termina la sua presentazione e chiede alla platea se ci sono domande. Silenzio di tomba in sala.
i partecipanti cominciano ad agitarsi  sperando che qualcuno dica qualcosa. Alla fine è il conduttore a fare la domanda, e se nessuno si fa avanti a farne di successive la sessione si chiude con un vago senso di incompletezza.

Perché è così difficile per i partecipanti fare domande, interagire e prendere parte attivamente all’evento? Ci sono molti modi per stimolare la partecipazione dei delegati, ma per trovare quello giusto occorre prima capire che cosa frena l’interazione.
Ecco le 3 cause più comuni che abbiamo riscontrato e le soluzioni da adottare per risolverle.

La timidezza di rapportarsi ad un pubblico
Il primo dato su cui riflettere è che almeno 2 persone su 4 sono a disagio con l’idea di parlare in pubblico. La riluttanza a esporsi e la paura di fare domande stupide sono i primi due motivi per cui le persone preferiscono non interagire. L’organizzatore può ovviare al problema in due modi. Il primo è strutturare l’evento in sessioni più piccole, ripensando le dimensioni e l’allestimento della sala, un ambiente grande con allestimento a teatro scoraggia il dialogo, mentre uno spazio più ridotto, o un layout meno “formale”, favoriscono l’interazione.
La seconda via è quella della tecnologia, che oggi permette di fare domande senza più dovere alzare la mano.

Il format delle sessioni non favorisce l’interazione
La maggior parte delle sessioni, lo speaker racconta qualcosa in modalità “monologo”.  In questo modo è probabile che alla fine della convention la platea sia già meno coinvolta, e che il l’occasione per le domande sia andato perduto.
Si potrebbe pensare ad una diversa strutturazione delle tempistiche del question time, per esempio aprendo alle domande anche nel mezzo della presentazione, in modo da cogliere gli input immediati.

Il question time non è efficace
il question time tradizionale è un’incognita, perché non si può prevedere se le poche domande che avranno voce saranno di interesse generale o meno. In caso negativo, il question time si rivelerà tempo sprecato per la maggior parte della platea. L’organizzatore può rendere più efficace il question time con le tecnologie interattive, che permettono di raccogliere tutte le domande e farle visualizzare ai partecipanti, consentendogli di “votare” quelle secondo loro più interessanti o rilevanti.

 Mara
Dea Eventi Aziendali